院办主任有“心里话”要说 | 博鳌·健康界峰会

已经连续举办三届的院办主任专场几乎成为中国医院行政管理者的黄埔军校。4月26日，在2018博鳌·健康界峰会上，院办主任论坛如期举行，每位嘉宾讲述的酸甜苦辣大家都能感同身受。院办主任们通过这样一场品牌圈子盛会，找到了最有共同话题的同道中人，也学到了在他处学不来的实战经验。

有人说，院办主任的工作无外乎办文、办事、办会三件事，但偏偏有人不服输，要化平淡为神奇。在广东省人民医院院办主任杨小红的主持下，“院办主任：2018 想新 写新 说新”成为名副其实的热点专场。不论是上海交通大学医学院附属瑞金医院（下称瑞金医院）院办主任蔡伟的“如何办好一场有历史厚重感的盛会”，还是浙江大学医学院附属第二医院党政办常务副主任方序的“院办工作三说“新”语”，都引起与会者的共鸣，并向更深层次的讨论延展开去。

广东省人民医院院办主任 杨小红

一场建院纪念活动引发的热议

“百十岁月，深情回眸。”2017年，瑞金医院迎来110周岁生日。完美设计一整套生日活动方案，成为院办主任蔡伟承担下来的重要工作。

“办好一场大会可能有以下四个关键词：合规、传承、创新、温度。”他说，在目前大环境下，没有合规就没有一场真正意义上让领导满意、让群众放心的盛会，因此合规是前提，包括形式、程序、财务都要合规。

其次是传承。瑞金医院选择了“以学术与管理为引领，开展一系列能够凝聚广大职工的文体活动”，不是一场简单学术会议，而是要把医院的文化、医院的精神和医院的理念凝练出来，深入到每个员工的内心，所以传承是核心是关键。

第三是创新，即要用巧妙的设计令传统的活动以更为精简的方式呈现，以创新的办法作为抓手，便于大家参与和记忆。于是，就有了“百拾瑞金 健康同行”、“舌尖上的瑞金”、“21世纪中美医学论坛”、“H7医院管理高峰论坛”以及和国内顶尖杂志合作推出的瑞金医院专刊等一系列创新活动的推出。

上海交通大学医学院附属瑞金医院院办主任 蔡伟

第四是温度。“温度是会议的灵魂所在”蔡伟说，不希望会议办完以后，只是办会者在忙碌，而职工浑然不觉，而要通过建院纪念活动增加凝聚力，传递温暖。

办公室主任不会讲话的绝无仅有，像蔡伟主任这般会讲的也不多的。建院纪念活动几乎是所有院办人的痛点，院办人因此充满骄傲，也难免留有遗憾。

于是乎，蔡伟主任的话题立即引发了全场热烈地讨论。上海交通大学医学院附属仁济医院的庄捷主任调侃：自己做完建院纪念活动掉了15斤肉，设计的1888枚纪念院徽早早被抢购一空。

北京大学第三医院党院办常务副主任王鹏则直言自己听的热血沸腾，没想到“一场建院纪念活动办这么好，很惊艳，还能把总结做得这么到位，太牛了”；上海儿童医学中心的陆兆辉主任则将建院纪念活动比作一场战役，医院领导、职工、媒体都要“攻”下来，要提前定好明确分工并善于借助外力。“如果你完完整整干过一次建院纪念活动大型庆典，这个院办主任基本上就考核过关了”。

没掉几斤肉，没熬过无数个夜晚，都不敢说自己办过建院纪念活动。这个过程很艰苦，但也有很多美好的记忆。

复旦大学附属华山医院的管德坤主任说，既要懂得抉择和放弃，也要合理安排时间“以时间换取更大的空间”；西安交通大学第一附属医院院办副主任马欣分享说，办一场历史性的盛会，要有鲜明的主题、有高效运行的组织、要全员参与、注重宣传；北京大学国际医院王磊主任则在现场给健康界打了一波广告：“我们的建院纪念活动没做非常大的，我们做的是一个创新：目前连续三年和中国医院协会、健康界共同举办社会资本办医大会”，设计不同的话题板块、邀请不同的专家，借力各种资源，一起把会议内容形式把控好呈现给参会者。

上海市第一人民医院副院长 刘军

举办一场活动事无巨细。上海市第一人民医院副院长刘军以自己的感受进行了点评：除了蔡式套路和模式要学习借鉴外，“我们医院的宣传以及很多文化工作，我一直觉得套路很多，最起作用的是讲故事。比如我跟书记讲，你实际上是首席故事官，要挖掘故事，把细节做好，故事才能传承下去，这是医院文化建设很重要的抓手”。

酸甜苦辣背后的不凡价值

如果说院办主任专场的上半场是总结经验、激情满满，那么下半场就是开放思想、精彩飞扬。

杨小红主任曾言：“办公室工作一直是有底线无极限的。追求创新，也要严格遵守行为规范，但掌握好这个平衡很不容易”，因此，她给自己的团队定义为三心团队：开心、用心和放心。

浙江大学医学院附属第二医院（以下简称浙医二院）党政办常务副主任方序则针对“院办工作一个样，领导说啥我做啥”，提出了自己的三新：

浙江大学医学院附属第二医院党政办常务副主任 方序

一是培训方式的新。在院办工作需要员工对医疗熟悉、了解临床，还要能说会写拍照好，还要有其他才能。为此，浙医二院围绕着院内培训和院外培训两块内容进行员工培训。院内培训增进员工对医院的了解，院外培训不断训练员工接受外界的新东西，扩大知识面。而带着任务参加院内、院外的培训，回来以后还要汇报，学到了什么新知识、新概念，对医院科室有什么用，有什么创新。这样的方式，其实是让科室人员有一个不断提升的过程，之后领导再布置工作时，他们就能围绕要求，提出自己的构思和想法，从而快速准确的完成工作。

二是工作方式的新。以“移动端智能办公”为例，以往最让人头疼的审批签字，在党政办牵头把所有内网引到了钉钉后，现在的手机上可以看到所有文件、审批、和通知等信息。“生活在微信，办公交流在钉钉”，让临床的员工能够真正做到少跑或者不跑。

三是文化建设的新。党政办少不了文化的创新。在浙医二院，宣传和党政、党务院办是不分家的。“这两个办公室，得知晓全院的计划，所有的信息是最早知晓的，敏感性也应该是最快的”方序主任解释道，当浙江省在推出让老百姓“最多跑1趟”的概念时，浙医二院的党政办马上跟进，成为浙江省所有医院里最早的跟进的。这就是得益于对新闻的敏感性和对政策的把控度。“我的工作不仅仅是宣传，也不仅仅是党政办的工作，还有一个社会发展的工作，要同步介入”方序说。

听完方序主任的“三新”分享，在场的其他嘉宾也纷纷讲述了自己对“新”的理解。浙江大学医学院附属第一医院院办主任吴李鸣说，“希望在前人的基础上做好做精。如果什么事情是前人没有做过的，我想开个头，即便有偏差，也对得起这个岗位，对得起自己的人生”。

四川大学华西医院院办主任徐才刚对“新”的体会是：第一，要有新的境界，顾全局；第二，要有新的气度，能容纳各方的褒奖、责备；第三，要经常有新的反思，发现存在的问题；第四，要有新的敏锐度，及时分享相关部门的做法或者向相应的领导报告；第五，要有新的建议，供医院领导做决策参考；第六，要有新的调整，要及时调整自己的心境，保持愉快才能把服务做好。

复旦大学附属中山医院党委副书记、院办主任李耘则认为，要借助创新工具QCC营造创新的氛围，自上而下的方法改进工作。同时，搭建一个创新的平台，对医疗技术创新和行政管理创新设立创新奖，并进行评选和推广，积极鼓励员工从小的方面做起，提出改进建议，形成创新文化的氛围。

复旦大学附属华东医院副院长 邵志民

从蔡伟主任的点到方序主任的面，院办人的酸甜苦辣大家都感同身受，同时也引发了与会者对院办工作更深一层的思考：院办主任的工作虽很辛苦，但价值不凡。用复旦大学附属华东医院副院长邵志民的话说：就是“院办主任是一道防火墙”。

对于院办主任专场的讨论话题，邵志民总结道，“院办主任的话题应该更加宽泛，面更广一点，全方位讨论院办主任应该如何做”。第一，要低调做人，高调做事。第二，院办主任要有5个Q ，即情商、智商，逆境商、还有心商（度量格局），还有一个信，即信用。“院办主任在医院的核心层面非常高，是枢纽，也是院长的最后一道防火墙”。因此，作为院办主任，要有信仰，要把信仰植入内心，作为一种光源点亮自己，照亮他人。