三步走，让你的医疗运营会议更高效！

笔者曾系统阐述关于私立医疗机构的运营战略，这对私立医疗机构的发展和运营方向至关重要，感兴趣的朋友可以通过往期文章查阅。

与此同时，在私立医疗机构运营的过程中，也涉及到非常多的具象事务，其中一项即“开会”，是很多运营者必不可少的日常事务之一，它包含集团层面、医院层面、科室层面、跨部门协作、临时项目等各个类型和层级。

相信很多与会者和管理者都遇到过类似的问题：感觉这会开的莫名其妙呢？会议开完了结论是？我这一点准备也没有，不知道该讲啥… …

会议的形式和种类还是比较多的，在私立医疗机构科室运营层面，如何通过三步走让会议更高效？

第一步，4W1H，充分会前准备

我们可以通过4W1H来检视会前工作是否到位（内容见下表）。这里面比较容易被会议组织者忽视的问题有两个：

其一，是否有必要组织会议来解决问题？如果通过基本的沟通、告知或通知即可解决问题，那么就没必要组织会议。召开会议也是需要有成本意识的，而且医疗机构的属性决定一旦牵扯临床一线医务工作者参会，容易有日程冲突导致关键与会者缺席，从而致使会议效率打折扣。

其二，经常被忽视的问题是，都需要谁来参会？一句话，该来的一定要来，不需要参会的一定不要邀请，否则会使会议达不到目的或解决不了问题。另外，切记不要会议开到一半突然想起来某某应该参会，临时叫过来却使其一头雾水。

今天我们来相对聚焦地做一次探讨，选择一个唐阁合作过的，当时刚刚运行半个月的体检科室运营会议为例，来应用4W1H看一下如何做会议准备。

Why+What？体检科刚刚运营近半月，接诊了团检和个检，虽然有了基础服务流程，但通过实践发现流程衔接和信息对称上依然存在问题，需要进行梳理和完善，因此有必要组织相关人员召开一次会议来解决和完善，运营负责人决定组织此次会议。

Who？结合需要梳理存在的主要问题点和改进措施，需要客服经理、科室护士长、信息科、超声科主任、总检医师参会。

When+How？协调并确定参会人时间，并知会参会人会议形式，以及需要准备的内容，一份会议邀请就可以发出了。

第二步，良好的会议组织与主持

1 会议通知主要内容如下图展示。

会议组织者提前1天发出会议邀请，以便大家更好地安排时间与工作，会议组织者提前10分钟到达会场，做好会议准备如投影、空调、记录与签到等。

2 会议组织者主持会议，首先简明扼要介绍此次会议目的、阐述现存体检服务存在的不足之处；其次各部门负责人根据主持人安排依次发言、给出解决方案，同时对于服务衔接关键点，前后关联部门可互相探讨，但注意把控时间；最后，针对现存问题的解决方案、完成时间予以确认并做好记录（部分会上有结论、部分需要会后各负责人再沟通确认）。

3 会议记录在会议结束后当天要共享给与会者，可以抄送必要上级主管。

第三步，恰当的会后跟踪与任务落实

1 根据会议纪要，按计划检查工作完成进度。对于需要超过3天方可解决的问题（此次会议无），期间要有适当频次的追踪。

2 此次会议于3天后全部完成了布置工作，成功迭代并发布了《体检服务流程-V1.0》，并由各相关负责人进行了针对更新部分的内部培训，完成工作闭环，服务流程得以完善与改进。

会议主要讨论和确定内容通过示意图展示如下：

综上所述，私立医疗机构运营日常事务繁多，高效的会议是运营管理必不可少的工具，想开好一个会议需要诸多精力投入与准备。

今天分享的案例并不复杂，但对于判断会议开得是否成功，倒是一个可以自我审视的参考。三步走，步步到位，才能让会议价值得以凸显，会议效果掷地有声。

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本文作者：赵志广 唐阁健康高级咨询顾问

赵志广先生深耕医疗大健康行业16年，拥有丰富的医院运营管理实战经验；累计操盘及主要参与中高端专科医院、大健康项目26个；国内外多家医疗健康机构考察、参观学习经历，具有敏锐的医疗市场洞察力；在锦州医科大学临床医学专业毕业，曾从事临床一线工作5年。

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