很多完美的计划都执行不下去，怎样制定计划才能提升效率？

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人们都说“好的计划是成功的一半”，然而，很多医院管理者都曾向博策纵横医院运营管理公司（博策医管）表达了这样的困惑：明明我的计划做得很完美，但是无论是自己还是员工，都经常拖延着执行不下去，这是为什么？这里，博策医管可以提供一些普适性较强的观点与方法，帮助医院管理者检查自己：

博策医管运营管理专家谷荣凯提示，你需要的不是一个完美的计划，而是一个可执行的计划：既然完美的计划让你拖着不做，那下次千万别再订这种完美的计划了。　

其一，计划不是为了完美而存在的，而是为了执行而存在的。计划的目的就是为了执行，任何执行不好的计划都不是好计划。

其二，这世界上不存在完美的计划，只有更好的计划。

一、什么才是好计划  

常言道，理想很丰满，现实很骨感，一个好的计划，不应是医院管理者为了满足个人对“完美”的个人想象和陶醉感。　　

如果计划里的事情，你根本没有意识到做它有多少意义，那不能算是好的计划。

如果计划里的事情，你做它之前或者忐忑不安，或者觉得简单枯燥，那不能算是好的计划。　　

如果计划里的事情，你安排做它的环境里干扰频频，比如你把重要会议的时间放在上午，结果十分钟被患者打断两次，而你的员工在开会期间自己停下来刷朋友圈逛淘宝吃东西各一次，那都不能算是好的计划。　　

如果计划里的事情，你要经历漫长的等待才能看到结果，拿到回报，那不能算是好的计划。　　

跟意外情况随时发生的“执行”相比，“计划”还是更容易掌控的，也更容易作出调整达到好结果，而前提是，掌握合理的计划方法。好的计划让人事半功倍，坏的计划让人走投无路。但计划往往被人忽视，根本没有分配哪怕20%的时间、精力在上面。　

有一种反智的说法认为拖延“都是因为你想太多，少想多做就行了”。仿佛“想多了”是浪费时间，或者“想多了”只会让你瞻前顾后。其实，“想多了反而让你不行动”的情况，只能说明那种“想”是胡思乱想，并不是有效的计划方式。没有精确的瞄准，怎么能准确地射击？通常，让自己具体思考何时、何地以及如何来执行一项任务，并为可能出现的情况准备预案，即动机心理学当中的“执行意图”，是非常有效的策略。这也许未必适用于所有人、所有事，但大多数人仍能从中受益。

二、管理者如何制定有效计划   

01 计划要分类

设置任务清单，把事情分成轻重缓急，是做出好计划的第一步。

只做必要的事情。别没事找事。在没有真心认可事情的价值和意义时，最容易拖延。想想那些可去可不去、出于人情被迫参加的无聊聚会，你会提前到吗？

如果被迫要做没意义的事，就尽力找件有意义的事情一起做。

02 让难度适中

博策医管运营管理专家曲代新提示，从心理层面上说，任务难度过高时，人们往往会想办法拆分、搬救兵，或跟任务干系人沟通以降低期望，甚至干脆放弃。难度过低时，试着加点挑战吧。玩点新花样或者跟别人比赛什么的。

难度适中有利于进入“心流”，心流是一个心理学用语，也就是看电影或做运动时，那种全神贯注沉浸其中的状态，处在心流状态下的人工作效率会更高。那么，减少分心因素可以包括清场，排除干扰物等方式。

03 设置提醒物

采用手机闹钟、日程规划工具、助理提醒等方式，在任务开始之前提示自己。在嘈杂的环境里备好防噪声耳塞。远离干扰源，增大分心成本。

04 缩短回报周期

把任务拆分成小阶段，及时休息，在心理上更及时和频繁地奖励自己。另外，最“日常”的计划就是日计划，也就是我们每天对“完成哪几件事”的规划了。

三、如何提升个人效率   

01 时间不够用，怎么干活也干不完

a.先计算究竟有多少可用时间，要扣除交通、吃饭、睡觉和休闲时间；

b.安排任务量不要超过可用时间的2/3，以留出缓冲，既缓冲空降任务，又缓冲对任务耗时的乐观估计； c.尽量授权别人来做。

02 计划不如变化快，分分钟被老板或客户架空

a.变化快不等于没法做计划，而是要做短期计划，有弹性的计划；

b.为工作干系人留足缓冲时间。事情太多，顾此失彼，产生遗漏：使用任务清单作为备忘录。

03 清单上有钉子户，清单失效了

a.把两周内不必或无法做的放到另一个单子里；

b.保守计划，不高估一天的完成能力，不心存幻想；

c.按重要程度做事；

d.碰到困难任务：求助、放弃或在精锐时间来做；

e.昨天没做完的思考一下究竟还要不要做，什么时候做。

04 白天拖着不干，晚上加班加点

找出既有乐趣又有意义的晚饭后活动，设为神圣不可侵犯的休闲时间，解除“我很长时间都要苦逼工作”的受迫害感，代之以积极的想法——“能用来工作的时间很少，下班后我还有很多重要的事情需要解决”。

05 整理工作陷入细节，大大延长时间

设置短期deadline，把整理工作放在几个大任务的间隙，作为休息和调节。

06 计划太满太累，导致效率降低

在计划里包含休息时间，整块的时间拿来做浸入式工作，碎片化时间用来整理与休息，不同类型的工作交叉设计，一类工作进入疲劳期后通过工作类型的转换来得到休息。比如做完案头工作后十分疲惫，那么这时候做一些和门诊医生、护士的沟通工作，反而能缓解疲劳。

总之，管理者的效率，直接决定了医院的效率，不可轻视。让管理者掌握科学的工具与方法，不仅能节约时间，也能提升医院管理者在单位时间内的工作效率，使工作更加顺畅。

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