项目管理会让医院管理工作变复杂么?

2021
10/08

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王志远
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避免项目管理使医院管理复杂化的要点:因地制宜。

直播课后,有同行问我,采用项目管理会让工作变复杂么?这是个好问题。这确实是在推广应用项目管理的实践过程中,最常遇到的问题之一。

项目管理会让医院管理工作变复杂么?答案是“会”和“不会”。

一、项目管理会让医院管理工作变复杂

复杂和简单是相对的,相对于不同的评判人、不同的项目,会有不同的结论。项目管理让医院工作变复杂有两种情况:

1. 项目负责人生搬硬套项目管理工具方法,把简单项目复杂化。

有人说,未来一切都是项目,都可以用项目管理的方法提升工作效能。于是,一些初学者回到工作中迫不及待地开始应用,套用老师提供的模板,用项目管理专业术语,给领导或同事提供了一个常规项目的工作方案,结果被认为太复杂。

十几年前,笔者刚学项目管理时,也出现过类似问题,那时笔者在大学教务处工作,项目这个词都很少用。然而笔者不仅在一个非首次开展的专项工作方案文件中用了项目这个词,还套用项目管理计划模板,列出范围、进度、人力资源、质量、利益相关方、风险等管理计划,使用甘特图等工具,让领导和同事们不知所云。

2. 项目相关方不懂项目管理,觉得项目管理复杂。

有些项目本身就比较复杂,相关方众多,范围、资金、实施周期又长。懂得项目管理的人就会知道,如果单凭经验做法,是很难管理的,只有通过项目管理,才能规范管理,确保项目成果交付质量。

2000年,国际奥委会要求北京奥组委用项目管理的方法举办2008年奥运会,就是这个原因。而不懂且不去学习项目管理的人,会觉得项目管理增加了理解和操作难度,让工作变得复杂。

笔者在医院曾经负责组织引资数亿元的药品供应链延伸服务项目集群,作为智慧医院建设的重要内容,建设期5年,包括智慧门诊药房、中心药房、静配中心、轨道物流、智慧病区等30个项目或项目集,涉及内外10多个部门和外部机构、团队成员80余人。

在项目开始之初,笔者带领核心团队起草并经医院正式发文了项目管理规定,明确了组织架构与职能,各项目论证、立项、规划、过程监控、试运行、验收等环节管理要求,细化了流程、文档模板;并建立了沟通机制和管理平台,开展了项目管理培训。

管理规定其中有一个要求是,必须完成规定的文档模板并“步步留痕”。然而,有没学过项目管理的同事觉得这样管理太复杂,还投诉到院领导。

好在院领导支持我。该项目实际进行了4年并取得了很大成效。到第5年,广东省审计厅审计组对医院进行审计过程中,该项目集群是重点审计项目之一。正是有了前期的系统化管理,并留下了详尽的项目过程材料,顺利通过了审计,项目管理的方法受到充分肯定。

二、项目管理会让医院管理工作变简单

项目管理是应用知识、工具和方法提升项目类工作执行力的知识体系,来自各行各业的最佳实践,其目的就是让项目类工作变得更简单。

1、项目管理可以帮助医院不同管理领域间,建立协同发展的“普通话”

没有学过粤语、闽南语,甚至少数民族维吾尔语等语言的人,会觉得这些语言都很复杂,但又不可能一一去学,那怎么沟通?最佳的方法就是推行普通话。

同理,就像现实医院管理者中,有95%以上人员没有系统学习过管理学,往往来自临床、护理、技术、工程、经济、政工等各个专业。大家彼此都很难理解其他同事的专业工作,都觉得复杂,但是大家还要沟通和协作一些促进医院发展的项目工作,怎么办!?

因为项目类工作存在于每一个管理层级、职能科室、临床科室,以及每一个人的现实工作中,因此项目管理知识体系就可以成为开展项目类工作的管理“普通话”。而且因为该体系围绕项目工作的特点,综合了通用管理学知识、人际关系技能等理论与方法,所以每个人可以经过短时间的学习后,在开展具体项目工作中边实践边提高管理知识和技能。

当医院管理人员都懂得了项目管理的“普通话”,有了共同的项目管理语境,再复杂的跨领域项目计划与实施,都容易被大家所理解,从而简化了跨部门协作项目的管理,降低了团队成员沟通成本。

2、项目管理的最大优势就是会让复杂项目管理变得简单

项目管理知识体系来自各行各业复杂项目的最佳实践总结和提炼。因而,越复杂的项目,应用项目管理的效果越好。

项目管理知识体系不断优化更新,提供了一套适合各行各业各类项目管理的思维框架、操作指南。研究和实践已经表明,项目管理可以提高项目按时、按预算、按目标范围交付的效率,促进医院内部甚至和外部的跨机构协同,缩短创新项目的工期,加速医院战略的落地。

所有这些项目管理价值可以用一句话概括,就是“相比自己去摸索,项目管理会让复杂项目的管理变得简单”。这也是为什么有人说,“掌握了项目管理方法论,再复杂的项目都可以应对”。

三、如何避免项目管理的复杂化

避免项目管理使医院管理复杂化的要点:因地制宜。即项目管理的推广和应用要理论联系实际,根据组织环境状况,特别是根据领导和员工对项目管理的认知情况,逐步推行。

在绝大多数领导和同事都不了解项目管理的情况下,懂得项目管理的人如果不是领导,就要低调行事,可以用项目管理的方法去思考和设计,但要用单位惯用的名词和格式文档去展现。

笔者有了上述第一个教训之后,在起草文件中就不会用“项目”一词,而是使用单位惯用的“任务”或“工作”,几年后又开始用“专项工作”,而一些工具,例如甘特图、责任分配矩阵等都是转化为惯用的文字描述。随着领导的认同和同事的理解,近几年才开始用“项目”一词,一些专有名词和可视化图表,也开始出现在正式文件中。

如果医院领导认识到了项目管理对于加速医院高质量发展的巨大价值,最好的办法就是建立全院的项目管理体系,包括广泛开展培训,建立项目管理办公室,建立自己医院的项目管理规章制度、应用指南以及绩效管理办法等。通过全院项目管理体系和文化的建设,医院的战略敏捷度也会随之大幅度提高,应对复杂环境变化快速落地复杂项目的能力大幅提升,进而步入医院高质量发展的快车道。

总之,项目管理知识体系来自各行各业的最佳实践总结,成熟于本世纪初,且内容日渐庞大,各类相关标准并不能拿到医院直接应用。需要结合医院实际情况,因地制宜地建立符合自身情况的项目管理体系。不理解项目管理的人会认为,项目管理会复杂化医院管理。而对项目管理知之不多的人,容易出现把简单项目复杂化的倾向。真正懂得项目管理的人,应用项目管理可以把项目简单化,包括让不懂项目管理的人理解项目管理。

点击进入「项目管理促进医院高质量发展」专题

讲座课程链接:项目管理赋能医院战略执行力

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关键词:
高质量,医院,项目,管理,体系,智慧

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