如何做好医院新旧系信息系统更替工作?

随着我国医疗改革的不断深化、医疗技术的不断发展以及医院规模的不断扩展，医院业务部门对信息系统的需求不断增加。如何做好医院新旧信息系统更替工作，成为不少医院信息化建设的痛点。

信息技术日新月异，医院也在加快其信息化建设进程，并投入大量资金来加强其信息系统建设。设计良好、架构科学的信息系统可以提升医院的管理水平，提高医院的社会效益和经济效益，也为医院信息化建设打下坚实的基础，为将来的发展建立良好的扩展平台。当前不少医院都在对其信息系统进行更换，分析其原因主要有以下几点。

■ 1.使用时间较长，功能需要扩充

部分医院信息系统使用时间较长，有的已经超过10年，大部分医院的信息系统自上线后就一直在使用，从未进行更新升级，其结构与功能已无法满足医院信息化建设的要求。针对系统的日常维护工作也仅仅是对一些系统BUG进行修正。当临床出现新的业务需求时信息系统无法满足相应的功能。

■ 2.系统架构陈旧，扩展性差

由于医院信息系统开发上线较早，受限于当时的信息技术水平以及医院业务规模，大部分较早上线的信息系统技术落后、架构陈旧，具体表现在系统的部署较为简单、应用功能单一、开发工具陈旧，无法适应后期业务需求细化的需要；信息孤岛较多，各个系统之间无法互联互通，数据流不一致，无法满足业务部门对数据更深层次的要求，对管理部门决策分析无法提供有力的辅助作用；系统功能不完善，无法满足临床医护工作人员的工作需求。

■ 3.业务需求繁多，规则复杂

随着我国医疗改革的不断深化、医疗技术的不断发展以及医院规模的不断扩展，医院业务部门对信息系统的需求不断增加。同时医疗理念不断发展，传统的医院信息系统是围绕挂号、收费、统计、核算等财务功能为中心来运行的，如今的医院信息系统逐渐发展为围绕电子医嘱、电子病历的临床应用为核心而运行，新的业务规则不断提出，原有的业务规则不断被修正，致使现有系统的业务规则复杂繁多。种种原因都使得对现有系统的维护变得困难，维护成本增加，导致现有信息系统无法满足日益增长的医疗业务需求，制约了医院的信息化发展，阻碍了医院的信息化进程。

如何做好医院新旧信息系统更替工作，成为不少医院信息化建设的痛点。根据我的项目经验，我建议如下：

一、系统切换方式

系统切换是采用两套系统并行的方式还是“一刀切”的方式？两套系统并行是指在新系统上线的同时现有系统仍然使用，待新系统运行稳定、细节修改完毕、基本没有问题后再逐渐全部切换至新系统。“一刀切”指新系统上线后现有系统立即停止使用，现有系统的数据通过设定好的规则导入到新系统，一切数据以新系统为准。前者对现有系统影响最小，几乎不影响现有系统的运行，新系统如果出现问题，可以随时切换回现有系统，风险最小。但由于两套系统同时并行，在数据统一性和完整性上会存在一定的问题。后者数据统一性、完整性能够满足要求，但切换风险大，一旦出现问题，对医院业务造成的影响较大。建议采用一刀切。

二、基础数据维护

各项基础代码的准备和维护工作，是医院信息系统正常运行的重点和关键，为确保临床医技护人员操作信息系统时生成的业务数据准确性、有效性及安全性。

主要职责及工作流程：

科室信息

维护部门：医院办公室

职责：负责维护医院科室代码信息

人员信息

维护部门：人力资源部门、医务部、护理部、信息部门、门诊办公室。

职责：人力资源部门负责维护新进人员姓名、性别等基本信息；

医务部负责维护医生处方使用权限；

护理部负责维护病区护士操作权限；

信息部门负责维护各级各类人员操作角色权限分组；

门诊办公室负责维护医生（含返聘、外聘专家）出诊科室、出诊时间、停诊信息等；

工作流程：人力资源部（增加或变更人员属性）——医务部（处方权限）——信息部门（功能授权）——门诊办公室（定义医生出诊科室及出诊日期等）。

诊疗信息

维护部门：物价部门、医保部门

职责：负责维护诊疗项目价格、医嘱信息、医保对照。

工作流程：临床申请——医务部审核——物价员价格维护、医嘱项目维护——医保办对照

材料信息

维护部门：物资供应部门、医保部门、物价部门

职责：物资供应部门及物价部门共同负责维护材料价格信息

医保部门负责医保目录对照

工作流程：物资供应部门（材料入库）——物价员（审核确定价格）——医保部门（医保对照）——物价部门（材料医嘱项目维护）

药品信息

维护部门：药学部、物价部门、医保部门、信息部门

职责：药学部负责药品信息维护

信息部门负责协助审核

医保部门负责医保目录对照

物价部门负责价格审核

药品采购

采购中心（提供采购依据）——物价员（审核定价）——药品信息管理员（维护院内药品信息）——医保办（医保对照）物价员(核对价格信息)。

药品调价：采购中心（提供调价依据）——物价员（审核定价）——药品信息管理员（维护院内药品价格）——物价员(核对价格)。

疾病编码信息

维护部门：医务部、病案统计部门编码员

职责：负责按照ICD编码标准维护本院疾病编码信息，上级编码库升级或医院有增项由编码人员负责维护入HIS中。

工作流程：政策要求——医务部审核——病案编码员维护。

三、测试

（1）首先，按新系统需求采购新的应用服务器及存储设备，安装配置数据库、中间件、应用服务。其次，在信息中心准备几台测试用电脑，要选择终端用户的各类机型，避免正式启用时，终端用户因电脑配置不够无法正常使用的情况。最后，安装测试程序及相关控件；安装各流程所需的外接硬件设备；准备各类表单测试用纸。

（2）基础数据的导入与维护

新系统数据字典与在用系统有所不同，需由相应科室维护人员进行初步对应，由数据库人员将新、老系统表结构导出后进行关联导入。对于导入后仍缺少的字段，再进行逐一维护。此外，因距离正式上线还会有一段时间，此时间段内产生的新数据，要求维护人员在新、老系统中同时维护，一方面是避免切换时再次导入，另一方面也是对维护人员的培训。对于库存类的实时数据要确认字段，待正式切换时才导入，基础数据一定要仔细核对。

（3）功能测试

厂商实施人员演示系统功能，信息中心人员实践操作各种流程是否顺畅、录入异常值的逻辑判断是否正确、查看各环节的信息是否一致、生成报表是否正确、打印表单的格式是否符合要求。因为每个人的操作习惯不同、关注重点不同，所以测试过程分工轮番进行，以确保每个测试点有多人操作，能够尽量全面地完成测试任务。

（4）测试结果

测试结果编制固定的表格样式，每个人按格式填写，至少要包括：测试人、测试时间、功能模块、测试数值、测试结果。每项测试任务完成后，要及时汇总：过滤结果正常的测试点，删除重复存在的问题， 与厂商实施人员确认剩余问题，得到双方确认后，标记为实证问题，备份记录。整个测试的过程引用 PDCA戴明环质量管理的过程：Plan，计划 测试任务，确定单元测试或集成测试;Do，实施测试；Check，检查整理测试结果；Action，确认存在的问题，沟通解决的方案，对于没有解决的问题，提交给下一个 PDCA循环中去解决。

四 培训

（1）流程讲解

组织全员的培训时，可按患者就诊的全过程进行讲解，区分门诊、住院的主业务流程。要由医务、护理、财务等部门参与，强调新系统 培训的重要性，回复并记录操作人员提出的问题。确认是否需进一 改进，如需改进还需进行之前的需求优化、再次培训环节。

（2）分角色培训

按某一角色进行专场培训。建议以信息部门人员培训为主，开发 商实施人员为辅。因为信息部门人员熟悉新、老系统的各操作环节， 可有针对地讲解操作上的不同，强调正确的操作模式。因为是分角色培训，所以培训人应提前准备好讲解数据，并准备充足的测试数据让参加人员现场操作，通过现学现用，强化练习，及时答疑，纠正错误， 使培训更有效率。

五、实施保证

1.系统切换的实施

方案、时间确定后，提前两天召集职能科室，公布切换方案，讲解切换步骤：先停住院流程，在老系统结算所有患者，之后为继续住院的患者办理入院，同时可办理当天新入院的患者，但要求科室当天不要产生费用。然后导入住院相关库存，并让科室核对。之后，停止所有门诊业务，启用手工流程。导入所有门诊相关库存，并让科室核对。最后，零点启用正式库，跟踪指导各用户进行新系统的操作。观察保障白天就诊高峰期的使用情况，服务器压力等。

2.应急预案的制定

信息部门是技术支持保障部门，且系统切换存在一定风险，一定要做好应急预案，考虑各种可能突发的故障，制订好应急预案，并公告各管理科室及操作用户熟练掌握，随时检查应急所需备品是否齐全可用。做到未雨绸缪、有备无患。

来源 | 筱筱创新工作室