长沙“红头文件“漏洞百出，医院如何防范类似事件发生

近日，一份盖有“长沙市自然资源和规划局政府信息公开专用章”的《政府信息公开告知书》因其文字重复、自相矛盾、把关不严、经办人工作不细致等问题，严重损害政府公信力，而引发社会广泛关注。虽然相关责任人和经办人已被问责，但对于广泛使用公文的医疗机构而言，该事件所反映和突出的问题，仍值得警醒。实践中，公立医院发布红头文件和使用盖章公文成为医院合规管理中的重要一环，代表医院对该项工作的重视程度和社会公信力。基于此，笔者拟就如何防范类似“红头文件漏洞百出事件”（以下简称“本例事件”）的发生，避免或降低医院管理者相关职业风险或声誉影响，提出个人看法。

一、高度重视，健全相关制度

医院公文代表单位的权威和社会公信力，对医院管理工作具有非常重要的意义，因此应予以重视。医院通常设立院办公室负责公文的草拟和报送，同时也可能存在岗位职责不明，未设置内部审批流程和复核机制，导致工作不细致、不认真、不负责，进而引发舆情的不良影响。为防范对医院社会评价的不利影响，医院应建立健全医院公文制作和发布制度，对院内公文类型、草拟部门、草拟要求、复核审批人及其岗位责任予以明确，建立范本，同时，防止模板套用程式化，实行双人复核或交叉复核，完善内部管理流程，将公文写作错误不良记录纳入绩效考核，与相关负责人和经办人的年终奖、职位或职称晋升或评优评先挂钩，强化行政工作人员的责任心。

二、强化印章安全管理，责任到人

实践中，医院印章种类多样，分为公章、合同专用章、财务专用章、部门或科室专用章、法定代表人或医务人员个人私章等印章，因其功能不同而具有不同的使用范围，如使用范围不明确、用印人及其责任不明确或保管不当，极易出现印章管理混乱情形。因此，医院应注意如下事项：（1）梳理院内印章种类，实施分类管理，建立专人保管和用印制度，确保岗位责任落实到人。（2）以制度或文件的形式明确各类印章的用途和法律效力，特别是公章、合同专用章和财务专用章与其他科室专用章的适用范围，不得相互替代盖章。（3）建立用章记录，载明日期、名称、用途、份数、印章使用人签名等信息，并按医院档案材料进行管理。（4）妥善保管印章，不得放置多人可触及处，避免遗失或随意用章，确保印章使用和保管安全。（5）明确对拟用印章的文件内容予以确认和复核，既要复核内容的正确性，又要复核是否与印章种类相一致，同时还应核对是否符合医院用印相关制度和流程。

三、组织公文写作和印章管理培训，加强考核

组织院内行政职能部门和临床科室相关人员进行公文写作和印章管理培训，就公文写作而言，整理常见公文写作格式和要求，形成范本，但避免僵化使用，加强复核，避免工作不细致埋下隐患，如医政投诉回复中措辞的严谨性和逻辑性，简洁，有依据，讲事实，避免主观论断，避免出现错别字和前后矛盾。就印章管理而言，组织学习印章管理相关制度，熟悉印章使用流程，同时，结合印章管理中司法典型案例或行政问责案例，就印章管理人员的职业安全和机构运营安全进行法律风险提示。最后，在健全制度和开展培训基础上，加强日常考核，及时反馈和纠正，确保公文写作规范和印章安全管理常态化，做好相关风险防范工作。

（作者：刘春林   邓明攀  四川闰则律师事务所律师）