精益化运营、供应链先行丨佛山市第二人民医院供应链高效管理实践

2021
03/31

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金蝶医疗
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佛山市第二人民医院精细化管理案例

前言

公立医疗机构经济管理年活动以“规范管理、提质增效、强化监督”为主要内容,强调进一步规范医院经济运行管理,实现精细化运营。在此背景下,佛山市第二人民医院探索以信息化管理手段,对医院供应链流程进行科学规范性的管理。

一直以来,医院供应链管理都是医院管理的重点、难点。特别是2020年,新冠疫情突袭,给医院收入带来巨大冲击。同时6月国家卫健委联合国家中医药局发布的《关于开展公立医疗机构“经济管理年”活动的通知》,要求公立医院牢固树立过“紧日子”的理念,这些新形势和内外部的变化给医院供应链管理带来不小的挑战。

而供应链管理是医院降成本、提质量的重要环节,也是医院运营、管理的重要内容。目前医院约53%的成本都消耗在供应链上,如果管理手段没有跟上,那经营管理状况将大打折扣。在医院从规模性扩张到现在向精细化管理转变的时代,医院更需要在供应链管理上下功夫。

佛山市第二人民医院是一所融医疗、教学、科研、预防、保健、康复为一体的现代化三级甲等综合性医院,是南方医科大学附属佛山医院;

早于2017年,佛山市第二人民医院便上线了全流程HRP系统,借助信息化手段帮助医院实现精细化的管理;通过对既有供应链管理流程进行梳理和优化,将供应链流程重建打通各科室之间的协作,从而将供应链管理数据从完整的流程链中得到呈现,利于医院管理的分析和决策。

【一】 高值耗材也发“身份证”了——一码溯源,全程跟踪

2020年最新版公立医院绩效考核指标中,新增了对高值耗材指标占比的管控,都从不同维度彰显了国家在确保医疗效果前提下,对医院成本、乃至是耗材成本管控的强烈意图。

但在以往的医院管理流程中,由于对高值耗材缺乏有效的监管手段,往往采用手工和纸质等简单、粗放的管理方式进行高值耗材的管理。这种旧的管理模式存在信息滞后、收支不同步、工作效率低等诸多弊端。因此,迫切需要运用信息化手段、规范医用高值耗材全流程管控,实现全程可追溯管理。

我院通过将高值耗材管理系统对外与HIS对接,对内与计划、采购、库存、应付有效连接实现高值耗材从科室需求计划、采购计划、入库验收、请领调配,直到病人使用等信息链完整追溯,实现高值耗材信息与患者信息一一对应,相当于给高值耗材发了“身份证”。

从分类上,医院把高值耗材分为备货类以及跟台类。同时,针对不同类型的耗材进行不同的分类管理流程。

· 备货类高值耗材是指供应商备货在医院的医用耗材。

· 跟台类高值耗材主要指手术室对于手术需求,直接通知供应商发货的手术材料,手术后通过HIS计费信息再补入库出库单。

通过高值耗材“身份证”管理模式真正做到高值耗材全程跟踪、可视化管理、可追溯等全流程闭环、精细化管理。降低医疗事故追责的难度,提升医院整体管理能力,提高了医院信息化程度:

(1) 通过备货管理(VMI)流程,为科室成本管控提供了可视化的手段

VMI流程主要针对备货类的高值耗材,科室首先提出使用申请,通知供应商备货送到医院的设备仓并进行贴码,完成高值耗材的”身份证“发放和”虚拟入库”;科室使用的时候,对该高值耗材进行扫码,将该耗材信息与病人信息相关联,科室进行扫码收费之后就会传到HRP系统进行销帐自动生成出库单,使用后供应商送发票到设备仓进行实际入库,由耗材会计进行审核。

以CCU科室为例子,发现科室当期的成本与收入不匹配,不能准确地反映科室的真实成本。从HRP系统“材料信息使用登记表”的统计发现2020年11月到12月共入库839.6万的高值耗材,但还有126万没有及时出库;通过分析发现原来科室存在着已经入库且患者已经使用的,但供应商开票不及时的现象,导致科室的“账面成本”远远大于实际成本。因此根据收入与支出的配比原则,在当期应及时地对收入与成本进行匹配,为医院决策者提供正确的依据。

通过VMI流程规范了耗材的管理,同时也为科室成本管控提供了有力的支持。材料信息使用登记表(患者入院号、供应商名称、使用明细、序列号等关键信息)很清晰地看到虚拟入库和实际使用的数量,清晰地看到科室成本。

(2)通过序列号控制,实现高值耗材从供应商始端到病人消耗终端全流程跟踪。

由于一般高值耗材自身带有序列号,但是由于该序列号编码规则不统一、条码混乱,因此我院采用了统一的自建序列号条码方式管理。入库时候分配、登记、打印序列号条码,并粘贴到高值耗材包装上,出库时候在HIS收费系统里面扫描条码实现自动出库并登记使用病人与开单医生、收费价格等信息。实现了高值耗材的从供应商始端到病人消耗终端全流程跟踪管理。

目前医院已经在手术室,介入室,眼科手术室等重点科室已经实现高值耗材管理,范围是全部的高值耗材,尤其是我院国家重点专科眼科中心的所有高值耗材(比如人工晶体、玻璃体切割套包等)全都是实现扫码管理,实现了信息流、物流、资金流三流合一:

1、 原来如果需要了解高值耗材的库存需要5天左右才能统计数量,在新的管理模式下,实时便可知道库存数量,大大地提升了工作效率。医院可通过出入库核销直接生成出入库业务单据,包括产品信息、生产厂家、数量、批号和有效期,同步HRP系统库存情况,便于及时反映高值消耗情况,实现可视化管理。

2、 高值耗材信息关联到病人上,以前只是通过收费目录,不知道是用了什么规格和数量,只能通过病案去查;现在可以跟踪到病人使用信息,实现一码溯源、全流程跟踪。以2020年为例,出院后的心脏介入术的病人需要在5年后需要来医院复查冠状动脉支架的有624人,占当年心脏中心出院病人12.1%。

【二】普通收费耗材在科室也有“家”——建立二级库管理,实耗实销

普通收费耗材的精细化管理是医院当前急需加强的一项重点工作,不仅完善了医院医疗质量的管理,同时也是满足医保飞检等行业监管政策、降低医院运行成本和减少临床损耗的关键。

根据医院信息化建设进展和医院对耗材使用跟踪管理要求,为实现科室物资消耗收支配比,账实相符以及患者使用材料跟踪的细化管理理念,改变原来已领代销的消耗模式,建立科室二级库管理模式:

(1)对耗材使用实现“总库调拨,科室材料领用”的模式,同时关联HIS扫码计费实现材料按医嘱核销出库,有效解决了错、漏、重收费等问题。(在VMI扫码系统上线前,管理部门根本不知道有多少高值耗材漏收费,只能以HIS收费后支付货款方式杜绝多付货款问题。VMI扫码系统上线近6个月以来,仅发现1例高值耗材漏收费。既减少人工复核时间,又有效解决了错、漏、重收费等问题)

(2)即时监管收费材料库存数据,降低库存数与收费数不匹配情况,杜绝跑冒滴漏;

(3)实现医嘱材料的“实耗实销”管理,为科室成本核算提供精确数据。

以手术室为例,手术时护士从二级库将材料领用出来,手术过程中对医生实际使用的耗材类型、使用数量、使用时间等一一登记在表,手术结束后会核对一遍数量,剩余的耗材退回二级库;经医生确认后的耗材使用登记表会交给收费员做补记账处理,匹配到每一位患者身上。通过这种事后管控的方式,精准地将普通收费耗材的收入与成本做匹配。

结语

在经济管理年活动背景下,要求供应链管理要把医生、病患、科室信息串联起来。佛山市第二人民医院基于供应链视角,以供应保障为基础,以经济管理为重心,探索医用耗材精细化管理模式,将医用耗材的管理从粗放变为精细,完善了耗材管理流程,将医用耗材从采购源头到临床使用实现了全程数字化管理,使用科室实现了零库存管理,大大降低了医用耗材成本和管理成本,为医院精益化管理打下了基础。

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关键词:
供应链,管理,耗材,SPD,精细化管理,VMI

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