邮寄病历复印件,医院如何免责?

2020
12/29

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邓明攀律师
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医院邮寄病历复印件,如何避免法律风险?

由于疫情防控需要和患方(年老、工作、路途遥远等因素)实际需求,医院受托为患者邮寄病历复印件因其高效和便捷获得患方青睐。然而,如病历复印件邮寄行为实施不当,医院将可能面临法律风险。鉴于此,笔者就病历复印件邮寄行为中的法律风险和原因进行阐述和分析,并提出规范建议,以期为医院规范病历复印件邮寄行为提供有益参考。

一、存在风险。

1、病历复印件遗失或损坏。与传统面对面交接病历复印件相比,病历复印件邮寄除了提出申请,填写表格,支付复印费和邮寄费外,无法实现面对面移交,并需要第三方快递公司参与,故其存在病历复印件遗失或损坏的风险。

2、个人信息泄露。病历复印件涉及患者个人信息和健康信息,甚至是个人隐私,如收件人信息填写不明确,导致错寄;或第三方快递公司或其工作人员保管不当,导致患者个人信息泄露,进而可能侵犯患者个人信息和隐私权等合法权益。

3、增加患方成本或其他损失。病历复印件邮寄中因保管不当,如淋雨,导致病历复印件无法使用,增加患方成本,甚至导致患者医疗保险和商业保险报销、其他人身或财产权益难以实现。

二、原因分析。

1、病历复印件邮寄流程不健全和告知不足。引起病历复印件邮寄安全和个人信息泄露等风险的原因之一在于病历复印件邮寄告知不足,包括病历复印件邮寄流程、邮寄适用范围、委托人身份、申请时限、复印用途和费用等事项,复印范围不明确容易漏寄,申请时限和邮寄送达时限不明确容易导致患方错过收件或被退件,增加邮寄成本和病历复印件安全风险。

2、病历复印件邮寄流程不清或注意事项未列明。因病历复印件邮寄涉及医方、患方及快递公司三方协作,如无清晰流程或注意事项不明,将可能引发病历复印件邮寄安全风险。

3、第三方公司工作人员保密义务未履行。病历复印件邮寄中除了内部管理人员泄露患者个人信息,外部合作对象(如快递公司收件人员)仍然可能成为患者个人信息泄露的渠道,如无保密协议约束,将增加患者个人信息泄露风险。

三、规范建议

1、完善邮寄管理制度和流程。病历复印件邮寄已成为大多数医院和患者转递病历复印件的重要路径,该方式亦为患者带来便捷。但为了降低患者的邮寄成本、时间成本及其他法律风险,建议医院完善病历复印件邮寄管理制度和流程,可在病案归口部门(如病案室)张贴,并在医院官网发布,同时,载明办理病历复印件邮寄的流程、经办部门、联系人及联系电话以及医院收款账户信息,以便患者及时了解病历复印件邮寄相关事项。

2、充分告知邮寄要求。医院在患者入院宣教、出院沟通时或患者提出复印病历时,告知患者如有病历复印需要,且不愿来院复印病历的,可在出院时到医院病案室办理病历复印件邮寄委托手续,或关注医院公众号病历邮寄专栏。具体为:(1)告知患者病历复印件邮寄的委托资格。严格遵循医疗机构病历管理规定,病历复印件邮寄委托人的主体资格要求同病历复印。(2)患者在病案室提交病历复印申请时应如实、完整、准确填写委托人和收件人基本信息,包括姓名、单位、联系电话、收件地址等信息,同时,如委托人和收件人非患者本人,应留存委托人和收件人身份证复印件,确保信息准确无误。(3)明确病历复印用途,如报销医疗保险、生育保险、工伤保险、商业保险等,同时,告知患者可与报销机构联系,确定报销材料,避免漏印。(4)告知患者病历复印件邮寄时限,包括病历归档时限,避免或降低病历复印和邮寄不及时的投诉风险。(5)告知患者病历复印件邮寄费用,其中病历复印费用可通过微信、支付宝和银行转账支付,多退少补,多的部分原路径返还,如为现金支付,可留存现金支付本人的银行账户信息,而快递邮寄费用可实行到付。(6)告知患者承接病历复印件邮寄的快递公司,并由委托人或患者及时、完整填写快递单。(7)告知邮寄委托人签署承诺书,承诺书内容包括但不限于所填信息真实、完整、准确,如有遗漏、错写或信息不真实导致病历遗失或个人信息泄露的风险,由邮寄委托人(或患者)自行承担不利后果。

3、加强病历复印件邮寄外观管理,优化病历复印件邮寄流程。医院病历复印件邮寄时,需对拟邮寄的病历复印件与患者申请复印清单进行核对,避免遗漏,同时,使用保密袋封装,再提交快递公司,注意防水。此外,医院可根据患者需求,优化线上申请流程,如在医院公众号中设置病历复印件邮寄申请栏,符合条件的,可通过与快递公司端口链接,实现患方自主下单,由医院根据患者申请和相关证明材料,提供病历复印件邮寄服务。同时,还可根据使用者不同而调整字体大小、颜色和对话框停留时间,并载明信息技术人员的信息,以便及时提供信息技术支持,也可通过汇集整理线上使用常见问题,提出解决办法,并及时发布和更新。

4、建立病历复印件邮寄台账,及时在病案复印登记本或电子系统注明邮寄病历复印件信息。医院应建立病历复印件邮寄台账,和线下实体移交复印病历一致,留存并妥善保管病历复印件邮寄材料,并及时备注或标识邮寄病历复印件。

5、强化快递公司及其工作人员的保密义务因病历复印件邮寄涉及大量患者个人信息及其合法权益,建议医院与合作的快递公司签订保密协议,快递公司也应将承揽病历复印件人员的工作证复印件、联系电话等信息提交给医院备案。医院可要求第三方公司组织其快递工作人员进行保密培训,告知病历复印件遗失和患者个人信息泄露的法律后果,同时快递公司应将保密培训记录提交给医院存档备查。

(作者:刘春林,四川闰则律师事务所律师)


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关键词:
复印件,委托人,病历,医院,邮寄

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