公立医院内部控制之合同控制

2020
12/28

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刘宏伟绩效管理
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法律风险是公立医院运营管理中面临的最大风险。

财政部印发的《行政事业单位内部控制规范(试行)》自2014年1月1日起在全国各级行政事业单位正式实施,进一步提高我国行政事业单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设。《关于加强公立医院运营管理的指导意见》(国卫财务发〔2020〕27号)提出:公立医院要加强风险控制管理和经济合同管理。

一、内部控制就是把权力关在笼子里,让权利在制度的轨道上运行。公立医院为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。保证医院经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,进而提高医院经济活动的效率和效果。内部控制必须贯穿医院经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制,关注医院重要经济活动和经济活动的重大风险。

二、法律风险是公立医院运营管理中面临的最大风险。在公立医院经济运营中要重点关注自身面临的风险点在哪里,把寻找、发现、防范风险作为医院管理者工作的重中之重。法律风险是公立医院内部控制最大的风险,很多企业破产的教训给公立医院提个醒:疏于防范或控制法律风险、不重视法律风险可能导致医院的重大损失甚至破产。当今及未来,公立医院面临的法律风险越来越多,要想在激烈的市场竞争中取得优势,必须有效防范法律风险,最大限度地减少和控制损失的发生。从法律层面上来说,公立医院经济运营活动就是组织并进行法律风险防控,这是医院自身发展壮大的重要保障,医院要想发展壮大,必须减少因法律风险造成的损失,不断积累资产和财富。

三、公立医院必须对合同履行情况实施有效监控。《规范》要求:财务部门应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。医院财务部门要设立合同会计,所有付款必须由合同会计审核签字。保证合同付款的进度和金额,保证合同中货物或服务与发票中的名称、规格、单价、数量等必须一一对应,否则合同会计不签字,财务负责人不签字,不予支付款项。例如检验外送,检验科送到财务部门的发票必须附检验项目明细,合同会计要审核该明细是否与合同相符。公章在所有印章中具有最高效力,公章可代替合同专用章使用,在使用过程中和司法实践中、具有同等法律效力。

四、公立医院要加强合同签订风险防控。对于银行及大型供应商等拥有着优秀律师团队的企业尤为重视,防范合同签订中的隐性陷阱,俗语叫下“套子”。合同签订要规范,注意合同日期,以签订日期为基础,关注各个日期的逻辑关系及合理性,如交货期限、付款期限、验收期限、开票期限等。例如:不签日期、或签字日期在付款之后、或在政府采购批文日期前、或在中标通知书之前、或者没有法人或法人授权人签字等。按照时间先后顺序正确排列应该是:政府采购批文、中标通知书、合同、发票,付款时间。

五、公立医院控制合同签订风险具体内容。①关注合同风险分类:经营风险:即市场变化,法律风险:即主体风险、签订风险、条款风险、效力风险、履行风险、管理风险;②重视风险环节:合同管理起源于主体、来源于签订、表现于履行,加强合同流程管理有助于大幅度降低合同风险;③把控合同各条款风险:主体资格,签约对方的法人执照、对应资质、经营范围、行政许可、按期年检,如果主体变更并尚未完善相关手续,不接受、不签订合同;④完善标的描述,注意三个重点事项:进口设备的产品名称不可单独用英文描述、标的价格不可以用外币计量与表述、成套系统或设备须有相应单项报价作为附件;⑤明确支付条款:订金&定金、预付款,定金是支付方的担保方式、买方违约无权索偿、卖方违约双倍返还,定金占合同约定金额20%;订金是单纯的支付方式,不具有担保性质,可冲抵账款,违约时如数返还;违约金没有明确规定,违约金和定金不能同时使用。

六、公立医院合同控制需要关注几个方面。①加强合同基本分类:即设备采购类、维修服务类、信息系统类、工程建设类、捐赠类、战略合作框架协议;②标注合同基本条款: 即合同主体,标的描述,包装运输,交期地点,双方权利义务,付款方式,违约责任,不可抗力及免责,知识产权与保密,诉讼索赔,补充条款与附件,法人或授权人签字盖章等;③履行签约前主要流程:提出需求,市场调研、谈判协商、招投标、领导批示、内部沟通、多次议价、下达决议、正式签订;④质保金与质保期是密不可分的,不可以提前支付;⑤避免倒签合同(或补签合同) ,主要弊端是不能真实反映双方履行合同的情况,容易产生纠纷;⑥尽量不要约定自动续签,诉讼地尽量选择本地法院;⑦注意格式化免责及限制条款,详细阅读所有免责及限制条款、严格甄别霸王条款与软条款、保持严谨慎重的签约态度;⑧不签阴阳合同,也称为黑白合同,即当事人及政府备案机关持有两套不同内容的合同, 备案合同是阳合同, 当事人所持合同是阴合同。

七、公立医院要加强合同管理与账务处理。合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理。对方单位提出变更、解除经济合同原则上不得同意,确因不可抗力因素要变更、解除经济合同的,应在法律规定或合理期限内双方进行协商并统一意见后,才可变更或解除经济合同。与医院经济活动相关的合同应当同时提交财务部门作为账务处理依据。要关注合同违约金开什么发票以及怎样进行账务处理等问题。收到违约金计入营业外收入,未发生实际交易即违约,因无经营行为开具收据就可以;如果产生了经营交易必须开具发票,原合同已经履行的,就与货款发票开到一起。

总之,《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》,强调重大行政决策造成重大损失,不管被调走或退休,都要终身追究责任,提出“建立重大决策终身责任追究制度及责任倒查机制”。单位负责人要对合同管理这个“一把手工程”高度重视,对本单位内部控制的建立健全和有效实施负责。

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关键词:
合同,医院,控制,公立,风险,法律,条款,管理

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