如何补齐供应链源头的“1”

2020
12/13

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望海供应宝
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“1”为万物之始

“1”为万物之始,我们常说某件事不能只有后面很多个“0”,得有前面的那个“1”,这后面很多个“0”才有意义。同理,在医院供应链管理体系中,想要后面的诸多个“0”有意义,就必须管好供应链源头的“1”——招采管理。

1“刀耕火种”的招采
作为医院招采部门,您是否对下面的场景感到熟悉:临床科室询问两个月的采购需求招采完成了吗,您耐心解释经过两轮紧锣密鼓的线下招标谈判,终于完成招采,但纸质合同还需要供应商、医院2-3个月流程,之后才能供货;招采谈判缜密复杂,通常需要一天的时间。但纸质投标文件、评标资料、合同附件的核对,是谈判工作量的3倍,而一年当中要完成数百个项目的招采;业务繁杂,需要在一堆需求审批、招采资料、采购合同里翻找某个项目的招采进度;院领导问全院某类招采整体能否按期完成,这么多项目怎么统计呢;供应商催问采购合同,您努力回忆是在哪个院领导办公桌,还是在哪一堆待审合同里;年底两个月里,医院有一大批财政资金项目要完成招采,否则资金过期作废。招采部门同时启动了数十个项目招采,但不幸有多个项目因关键参数合理性被质疑、有效供应商不足等原因,需要重新挂网,按期完成无望…医院材料字典库里经年累月的数万条材料字典,不知道是从当初哪个采购合同准入的,是否早就应该因为合同到期而停用…主管部门、分管采购的院领导又询问某项目的合同、评标、投标、挂网、需求情况,如果既能总览全院各类招采项目进展,又能针对项目详细追溯需求、招采、合同全程信息就好了…
这些似曾相识的场景,就是各医院在招采管理,这个供应链源头上的真实写照:一方面医院在物流管理、资产设备管理、单机效能、物流BI等供应链后续管理中已经“武装到牙齿”;
另一方面,作为物流、资产设备、付款结算、供应商管理源头的招采管理,还在用最原始的方式工作、苦苦支撑,应对医院采购量逐年增加、安全合规、及时高效、服务临床的等越来越高的要求。招采成为供应链管理的新瓶颈,并给整个医院供应链管理带来潜在风险,供应链源头上仍是刀耕火种!

2、脆弱的供应链管理源头
聚焦到业务层面,招采是供应链业务的最前端,亦是所有后续业务的起点,其业务涉及主体多样、流程繁琐。一方面院外需要协同供应商、招标代理等等合作伙伴,以高效合规的完成供应商的遴选与产品的招采。另一方面医院内部业务流程繁杂,涉及需求科室、归口主管部门、采购部门等多类组织角色,涵盖了招采的需求计划、需求管理、项目立项、项目委托、挂网公告、投标报名、谈判评标、采购合同等多个环节,业务全过程示例如下:

这其中,又以采购合同最为关键。采购合同作为招采的成果,用于医院供应链后续的合同执行、合同变更、到货入库、耗材物流采购,以及材料字典、供应商管理、合同预警,是实现供应链闭环管理的重要支撑。目前各大医院招采工作面临以下挑战:

1)招采项目管理难招采部门与主管部门、临床科室、招标公司人工传递采购单据,沟通效率低,全院采购项目无法统一、及时管控;
2)招采数据闭环难、追溯查询难 招采的过程文件(采购需求、招采项目、公告文件、报名表、投标文件、评标报告、采购合同)均为纸质文档,数据查找及追溯极为困难;
3)采购合同管理难采购合同人工逐一核对信息是否准确,工作繁琐;纸质合同在供应商、院内之间反复审核修改,签订周期长,影响采购物资的及时使用,耗费人力;
4)招采合规内控难   医院采购类别复杂、招采规范严苛,招采全程各环节的一致性、准确性、完整性,上下游业务的协同协作,都靠人工把握,缺乏有效的内控工具。

3、如何补齐供应链源头的“1”
为改变现状,助力医院提升供应链源头的招采管理水平,现有解决方案可通过设置医院采购计划、招采项目、招采合同、供应商管理、招采看板、招采内控等模块,实现招采的闭环信息化管理,并辅助医院在多个层面实现管理突破。全面助推医院招采精益管理步入快车道。

 
1)全类别管理。统一管理医院各类招采项目,包括:医用装备、耗材试剂、维修服务、信息软硬件、民用设备、基建工程等;
2)全过程闭环。线上管理招采全过程,包括:采购计划、参数审核、计划移交/招采立项、招采公告、报名表、评标报告、结果公示、采购合同签订。
3)全采购方式。搭建医院各类招采的采购方式框架,如院外招标、政府采购、政府集采、比选、谈价、单一来源等。用系统固化医院采购作业规范,保证合规;
4)多方协同、提升效率。让需求科室、归口主管部门、招采中心、招标代理机构在系统内高效协同,提升招采作业效率,打造医院招采管理新模式;
5)数据化、可追溯。招采计划、招采过程、采购合同全程数据化,文档电子化,可快速统计分析、查询追溯,方便相关领导、需求科室、主管部门追溯查询、统计分析,掌控招采全局,及时把控风险。 

招采管理作为医院供应链管理的薄弱环节,近年来已逐渐得到医院管理者的重视,亟需行业龙头厂商的产品引领,来开拓这一医疗信息蓝海,助力医院供应链整体升级,与医院携手共建供应链源头稳固、安全的“1”。

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关键词:
供应链,供应商,源头,补齐,招采,医院,采购

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