台州恩泽医疗集团的“云采购”模式

2017
10/19

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用友医疗
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台州恩泽医疗中心的物资云采购平台已经在整个集团范围内应用,平台的医疗物资交易总额已经突破5个多亿,平台管理的医疗物资已经突破1.5万种,已经逐步推广覆盖了各个分院的物资采购管理部门。

文/董红军

台州恩泽医疗中心(集团)是一家集医疗、急救、科研、教学、预防为一体的区域综合性公立医疗集团,成立于1901年的恩泽医局,现有浙江省台州医院、路桥医院、恩泽医院三家综合性医院,一家专科恩泽妇产医院。现有员工5300余人,开放床位近2900余张,年门诊365.88万人次,出院14.28万人次。全国医院文化建设先进单位,曾获UL授予的中国首家精益实践医院称号。

“一是为了提高效率,二是提高准确性,三是保证质量,四是保证产品合格的安全性,基于这四大方面的考虑,我们决定建立一个新的医疗物资管理平台,上线‘医疗物资云采购平台’之后,对供应商的管理,对采购的物资、库存、采购员与供应商之间的沟通,以及数据的准确性,起到了很大的作用。”台州恩泽医疗中心(集团)副主任季一鸣介绍道。

医疗物资管理亟待向院外延伸

随着医疗机构规模的不断扩大和运营管理的精细化,大量的医疗物资特别是医用耗材的采购管理逐渐成为医院运营管理的重点。作为业务的重要支持与保障,HRP物资管理系统陆续在大部分医院内实施和建立,但是仅聚焦于医疗机构内部的药品和器械的管理,还不够满足医院的全部需求,医疗行业亟待实现物资管理从院内向院外延展的支撑。

台州恩泽医疗中心(集团),仅是医用耗材这一项的供应商就有三百余家,其中常用物资的规格、品规就有一万多种,如此庞大的数据管理,在2015年以前,主要依赖院内人员手工管理,很容易出现差错,管理比较混乱,效率也不高,查询的准确度也不够,平时的核对以及各方面同质化的程度也比较差,亟待借助信息化手段改变现有耗材的采购管理模式。

台州恩泽医疗集团搭建“云采购”模式

医疗物资云采购平台,是依托先进的互联网开放技术,建立起的涵盖供应商管理、资质管理、订单配货协同、招标管理等环节的医疗机构外部供应链体系,不但拓展了传统医疗物资院内管理的方式,更优化了采购流程,降低采购成本,进一步保障供应商的供货质量,提高供货效率。

在2015年2月,台州恩泽医疗中心(集团)启动了全院的 HRP 系统与物资云采购平台的建设。其中,物资云采购平台的建设分为二期,一期主要针对台州恩泽医疗中心(集团)的普通卫生材料和高值耗材的物资供应,涵盖了供应商管理、供应商资质管理、物资管理、物资资质管理、供应关系管理、供货关系管理、价格管理、订单管理、配送单、退货管理等功能,有效的降低了以往物资信息和资质信息管理的工作量,提高了订单交付的效率;项目二期的主要内容是面向其它三个分院进行推广实施。

项目实施过程中,医院与供应商相互配合,系统上线运行后,给医院物资管理水平带来了很大的提升,取得了良好的应用效果:

一、供应商的资质和物资的资质管理,原来手工整理、归档、查验,费时费力,极易出现个别资质文件不符合要求、过期等状况。改由供应商线上维护提交后,工作量分解到每个供应商手里,通过系统提供的预警功能,供应商可以确保证件的准确性和及时更新,降低了医院资质管理环节出现质量问题的监管风险。

二、在采购环节上,以前采购员主要通过电话沟通方式报货,报货的内容包括产品名称、规格、数量,采购过程中很容易出现各种问题,当采购品规多时容易出现报错货或报漏货现象。现在采购员仅需在系统内提交采购单就可,必要时通知一下供应商今天有报货,例如:某天,采购员向一家公司采购20个品规的产品,以前电话报货—供应商记录—确认过程至少要10分钟,而现在仅需一个自动短信通知报货就可以了,采购员工作量明显减少,报货准确率大大提高,错误采购物资现象基本未发生,缺货率明显降低。

三、可以对订单进行跟踪。采购员可随时通过系统查询订单状态,及时了解物资是否能够正常到货,提前防范断货、缺货事件,医院物资的缺货率进一步降低。

四、所有经过验收的产品,保管员仅需扫描一下配送单条形码,就能产生完整的入库单据,保管员入库工作量得到极大的减少。例如:原入库20个批次产品,保管员在入库时需输入项目有:产品名称、规格、数量、价格、批号、效期、证件、是否合格等。在品规多时常有输入信息错误现象,且需10分钟以上,而现在仅需5秒钟不到就能完成该项工作,并且准确率高。虽然前期产品审核的过程比较复杂一些,但是只要一次通过认证后,后续采购过程就变得十分简洁高效。

目前,台州恩泽医疗中心(集团)的物资云采购平台已经在整个集团范围内应用,平台的医疗物资交易总额已经突破5个多亿,平台管理的医疗物资已经突破1.5万种,已经逐步推广覆盖了各个分院的物资采购管理部门。云采购平台的上线切实帮助医院降低了整体采购成本,节省了患者的医疗开销,优化并规范了医院采购流程,避免黑箱操作,规避产品质量事故,实现了医院和供应商的双赢。

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