物资供应中的精细化--专科助理十大执掌

清华长庚医院实行专科经理制度。本文开始，将介绍医院专科经营助理的十大工作执掌，并分享日常工作学习心得。本文分享十大执掌之资材管理。

资材管理是要依据专科新增常备材料存量管制基准设定，目的是避免断货、囤货。

方法简单概括为：1、设定月用量。依据过去领用情形，参考发展计划设定。2、设定材料请购点。请购点=购买期间用量+安全存量。3、设定请购量。考虑材料性质，使用金额大小，运输情况等，一般外购90天，内购45天，合约采购30天。 以此为基础进行接下来的描述。清华长庚医院强调“制度表单化，表单电脑化”。因此对于信息化管理要深挖几个链条的精髓。

链条一、二级库房的自动补充

要点：设定主库、科库，科库根据补充周期、周期内的使用量以及科室特性来设定补充量（如专科有进一步的发展，应对耗材的使用量补充量进行调整），信息系统会自动产生所需数量的数据单，仓储部门据此备货并主动送货上门，省去线下叫货的时间成本与统计库存的管理成本。

链条二、及时订购，管制库存

专科使用耗材，系统自动扣减科室库存，触发补充科库的条件，进行补充。而对科库的补充也会扣减主库的库存，存量管制当达到请购点之后，系统自动产生订单，无需人工审核，订单将直接发送至合约供应商，实现了内部供应链信息流的及时传递。传统的组织、部门对人工的依赖性是极高的，往往是订单发送需要增加人工审核的功能。实际上只要信息管控得到位，记录是准确，那么订单就是真实有效的。采用自动请购，可以缩短订单产生与人工审核之间的时间。

链条三、与供应商信息共享

请购订单自动产生并发送给合约厂商的邮件，除了基本的品名规格、数量、送货日之外，还提供院内库存情况，近半年来发料使用情况、不同库房的联络人信息，供应商据此进行调配，并根据市场经验推估不合理的订单及时电话反馈医院进行了解。

链条四、异常处理

主库材料发生逾期送货、检验不合格的异常，系统管制也将会依据合约扣罚，检验部门不合格的处理意见都将会反馈至采购部门，与厂商谈判。与厂商谈判的是采购部门，收料的是供应部门，这就引出了清华长庚医院的另一个特色。2015年财政部《关于全面推行事业单位内部控制的指导意见》一文指出要加强权力制衡，规范权力运行，科学的设置内置机构、管理层级。对此，清华长庚医院使用了采购体系中的四把钥匙制度。

钥匙1：采购部门负责开发新厂商；根据供应处与检验科的反馈情况与既有合约厂商谈判；议价。

钥匙2：供应部门负责收料、检验与核对保管。

钥匙3：会计部门负责审核发票。

钥匙4：出纳则负责付款端。

四把钥匙体现在信息系统中的流程为：

系统存量管制自动下单请购—厂商备货送货—供应收料—会计部门审核付款金额—出纳转账清单。

这样分权的管理共同的管控医院的药品、材料以及设备的采购及出入库、付款。环环相扣、权力制衡的机制已经成为了各家医院学习的榜样。

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