医院信息科签合同要避免哪些坑？

医院信息科签订合同是否符合医院实际需求，与负责签订合同人员对自己医院需求理解深度有很大关联。

目前部分公立医院缺少合同归口管理部门对合同实行统筹管理，签订合同的动议是根据合同类型交由不同的业务部门负责，例如工程建设由后勤部门负责、物资采购由总务部门负责、信息网络建设由信息部门负责；合同论证由纪委部门和审计部门完成，而合同签章和归档则由财务部门负责。

这种职责分散的模式很容易造成多部门共同管理的边际盲区，容易陷入“条条管理”缺乏统一协调和控制，难以形成有效牵制和整体最优，尤其是在出现合同争议时，各部门往往互相推诿，最终损害医院利益。笔者根据自身工作经历，梳理合同中的一些问题和解决方法，供各位参考。

图源：图虫创意

由于信息科直接服务于医院管理创新，带有很强的战略性和挑战性，医院信息主管需要解决三个问题：首先，必须具备较好的信息技术应用技能，并有思路、有办法应用于实际工作中；其次，尽可能地熟悉信息技术应用目标的医院业务流程，与业务部门紧密配合并有能力提出具有独立见解、符合战略需求的解决方案；再次，把握医院信息科的准确定位，加强医院业务发展战略思考，处理好当前与未来的关系，用医院发展战略目标指导实现战术目标，培养战术服务于战略的能力。

合同的服务条款应最大限度地捆绑医院的利益，只有熟悉业务才能精通需求，只有精通需求才能在签订合时少出漏洞，避免陷阱，这是医院信息科主管的责任所在。

合同的签订

医院信息系统合同的签订涉及合同的谈判、计价的原则、条款的设计及具体格式等许多问题。厂商提供的合同草案，往往是公司重复使用预先草拟并未与用户协商的合同条款，是标准的格式合同，且格式条款提供方通常在契约关系中处于优势地位，有时可能在格式条款中列入“损人利己”的不公平内容。

《民法典》第四百九十六条规定，格式合同是在不断重复的交易基础上归纳而成的，一般反映了交易的基本要点并对交易内容进行了较为细致的规定。格式合同具有相对的稳定性，可以重复使用；格式合同文本作为提供方的要约，经对方确认后即成为双方合同，有利于交易效率的提高，降低交易成本。

对于合同管理规范和有经验的医院来说，在IT系统和服务采购方面，完全可以预先制订自己的采购合同文本模板，细化既符合自己利益又合理的条款。

在供需双方对信息科理解十分有限的情况下，服务合同内容本身存在很大的不确定性。合同执行的结果与用户最初愿望存在分歧更是司空见惯，执行过程与合同双方对需求目标的理解有很大关系。因此，如何签好、执行好合同，事关医院信息系统效果的好坏，马虎不得。

医院在签订合同时应本着以下两个原则。

1. 先小人后君子：在合同中对双方权利义务和相关条款作出明确的约定，无论对方的诚信如何，都可以使自己风险降低到最低。规避不利于自己的采购和合同陷阱，真正做到未雨绸缪，避免问题的发生。

2. 精打细算：在进行IT采购时，要考虑周全，精打细算，采取相应策略，避免落入一些供应商设置的陷阱。

在厂商参与投标时，医院在IT的招标或采购文件中，应该对系统的配件、升级、服务等配套事项进行细致的规定，要求厂商在投标时就进行承诺，并在合同中体现（可以直接把投标书作为合同的附件），以规避后期的风险。

信息系统合同的条款设定

信息系统项目合同中，对于下面一些容易产生纠纷的事项，医院与开发商双方都应当认真考虑。不但需要明文规定，而且应当特别仔细地考虑所有条款是否严密、规范。

一、质量验收标准：质量验收标准是一个关键的指标。如果双方的验收标准不一样，就必然会在系统完成时产生纠纷。有时，开发商为了获得项目，可能将信息系统的功能过分夸大，这会使得医院对信息系统功能预期过高。另外，医院对于信息系统功能的预期可能会随着自己对系统的熟悉而提高标准。为避免这类情况的出现，更清晰地规定质量验收标准，对双方都是有益的。

二、系统验收时间：对于信息系统的质量标准应当用文字规定，验收期限等也应当在合同上写明。按期完成开发，需要双方按期进行验收。对于开发商交付的系统，如果医院难以确定是否达到质量标准，迟迟不验收，开发商就不能结束开发。

反之，如果医院发现了系统中的问题，开发商无力修正系统的内在错误，就会造成医院业务工作的很大损失。因此，明确的验收时间是督促双方自觉工作的重要条款。

三、技术支持服务：对于开发完成后发生的技术性问题，如果是因为开发商的工作质量造成的，应当由开发商负责无偿地解决，一般这一期限是一年。如果没有这个期限规定，就视为医院所有的维修要求都要另行收费。

四、损害赔偿原则：委托方和被委托方都具有这一项权利，但比较多的情况是因为开发商对于医院实施信息系统的困难估计不足，结果陷入到后期难以完成项目的尴尬局面。为避免医院的利益受到损害，医院应当有自我保护意识，这是一个必要的条款，实际的赔偿方式可由双方另行协调。

五、保密原则：双方都不能向第三者泄漏对方的业务和技术上的秘密。包括医院业务上的机密(如业务运作方式、患者信息等)及开发商的技术机密。为了实现自我保护和提高保密意识，最好是双方另行签订一个《保密合同》。关于保密的期限应当特别规定，以保证在信息系统项目履行完后继续有效。

六、软件的合法性：软件的著作权和所属权是不同的。一般来说医院支付了所有的开发费用之后,软件所属权将转给医院，但软件的著作权仍然属于开发商。如果要将软件著作权也移交给委托方，在合同中应当写明这一条款。有时候,被委托方要保留软件的著作权,或者著作权属双方共有，这都应当在合同中说明。

如果采用的是已经产品化的软件系统，则应当在合同中明确记载该软件的著作权登记号。如果没有进行著作权登记，或者信息系统项目是由医院委托开发商独立开发的，则应当明确规定软件开发商承担软件系统的合法性的责任。

七、需求变更条款：医院在项目执行过程中有较大的需求变更或较大的需求追加，导致经费增加、项目延期等问题的约定。

八、付款方式的条款：合同应明确付款方式，具体的付款方式有很多，如月付、季付、按合同总数的百分比支付、项目完成时支付等。对于自行开发的信息系统项目采取前两者的居多，对于委托开发或联合开发的项目采用第三者居多，重要的是一定要在付款方式条款中相应界定一些里程碑，明确在这些里程碑事件发生后按何种比例付款。

九、附加条款：由于用户与服务方对实际需求的理解角度不同，签订合同时应加上未尽事宜协商解决等附加条款。

十、有关纠纷的解决条款：如何处置合同纠纷对医院和开发商双方都很重要，项目开始时由于双方都很友好，对此条款一般都不会重视，但作为一个完备的合同，此条款也应认真商定，解决合同纠纷的方式主要有协商解决、仲裁解决和诉讼解决。

执行合同时，信息科应尽可能地协调关系，随时跟踪合同的执行进度，定期汇总合同执行情况、分析存在的问题、调整执行方向，特别是对于同一条款可能产生多种执行结果的问题，更要注重细节、注重实际内容。

思考

合同是公立医院参与经济活动的主要表现形式，在项目执行中由于工程周期拖得太长，长期不能验收，当公司运营无法承受时，便产生了“不了了之”的想法。据我多年的观察和了解，尾款不能按时收回的项目高达 30% 以上，根本收不回来或干脆就不指望收了的超过 20%。实际上，发生这种情况时，真正损失最大的是医院用户。

如何避免这种现象的发生？合同签订、履行、变更及解除等属于非常专业的法律事务，需要法律专业人员参与制定和审核，特别是在仲裁与诉讼、履约保证金与履约银行保函、合同签署时间等问题上，需要具有经济法律知识的专业人士把关，否则容易引起误解和纠纷，导致部分经济合同无效或难以履行。面对在合同订立和履行环节存在不确定性风险，必须进行合规性审核。

只有建立法律顾问参与合同磋商、合同文本审核等的工作机制，才能控制合同履行中可能出现的风险。

作者：李顺海，信息系统架构师、信息系统项目管理师，参与电子病历应用水平评级、医院互联互通成熟度评级等工作。

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