智慧医院办公自动化(OA)的未来发展趋势

2021
11/16

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李楠 / CHIMA
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OA是将计算机网络与现代化办公相结合的一种新型办公方式。身处机构内网环境中,每个工作点位都部署了电脑,如何通过OA系统实现各业务的线上协同办公,从而达到节约时间成本,提高了工作效率等目的。


1.曾经的OA

回顾我在几家医院的工作经历,可以发现OA在不同阶段,不同体量的医院中的差异化发展。

第一家医院是县级二甲医院,终端用户不多。在网络兴起的早期,局域网文件传输和消息群发成为这个体量的医院共性的需求。尽管操作系统自带网络共享功能,也可以通过部署FTP来解决局域网文件传输问题,但毕竟用起来不方便,有一定的门槛,而且无法实现消息群发、协同办公等需求。于是,诞生了像“飞秋”这样的局域网即时通信工具,这可以说是早期OA的雏形。

“飞秋”这款软件的生命力是真的强,虽说早在2013年左右就已停止开发了,但直到现在,我还能时不时地在一些单位(包括医院)的办公环境里看到这款软件躺在屏幕右下角的任务栏里,时不时地还能拉出来用一下。这也源于它的设计理念:单文件、无需安装、兼容性好等。

凡事都有两面性,飞秋的设计理念更多站在个人用户角度:无需安装,打开就用,用完就走。却把管理的难题交给了IT管理部门:飞秋没有服务器端,把各类权限都下放给用户,相当于“上线了飞秋,满足了用户,却架空了信息科”。在小微企业和人数较少的机构内部,内外网物理隔绝的情况下,飞秋很难惹出什么麻烦来。但是,随着用户数量和网络复杂度的增加,整个飞秋网络会显得愈发地“无组织、无纪律”,甚至会引发混乱和安全问题。在一些网管工具中,甚至出现了一键禁用“飞秋”的选项。

第二家医院是一家三甲医院,由于工作关系,我经常去这家医院参观学习,还曾在医院进修了半年,对方用的是腾讯通RTX+本地化私有部署(腾讯公司推出的企业级即时通信平台,官网的最新版本还是2015版,貌似已经停更)。

这也是我第一次遇到真正的企业级OA,当时给我两个深刻的印象:

一是很正规:

医院的组织架构一清二楚,各类权限收归信息科,按需分配。有意思的是,在和信息科同事聊天时,他们也提到了飞秋:最初医院用飞秋实现一些基本的办公需求,后来发现,随着医院体量越来越大,业务复杂度高,飞秋开始变得不好用、不好管,容易陷入“上线了飞秋,却架空了信息科”的被动局面。

于是,科里痛定思痛,换了一套正式的、能管得住的OA,也算是赢得一点存在感:至少员工入职后,一项必备的工作是去信息科开通OA账号,离职时也需要去信息科注销账号。

二是很方便:

不仅能传文件、发通知,还能签到、审批、管理等等。很多日常的事务性工作被逐一搬上OA,开始线上流转,确实起到了节约时间成本、提高工作效率的目的。而且,很多企业级OA都支持二次开发和插件扩展,在一定程度上也丰富了产品生态。

再后来,我就离开医院去读研了。毕业后还在医疗行业工作,还是会经常找各种机会去各家医院参观学习。

这个时候,医院已经开始进入数字化医院、智能化医院阶段了,各种系统层出不穷,蜂拥而出。相比之下,OA作为一个信息化早期部署的基础设施,自然被挤到边边角角,多少显得有点儿落寞。当然,也有一些显著的变化,比如BS架构(Browser/Server,浏览器-服务器结构)的OA开始成为主流,功能方面也围绕共性的办公需求愈发丰富,限于篇幅,不再赘述。

2.现在的OA

我始终觉得,当下的OA应用现状,有点儿单薄和可惜:

若要论用户数量,从临床科室到行政机关,从医护人员到管理人员,人人都要用OA,用户覆盖率接近100%。

用户在线率就更不用说了,很多人上班第一件事就是打开OA查看通知、回复邮件、经办事项等,全天保持OA在线状态。

坐拥这样出色的群众基础,以及多年积累的用户习惯,加上很好的触达桌面能力,OA完全有能力实现医院内部“人、事、物、系统”等资源的全面协同,成为医院内网的超级工作平台,而不仅仅停留在通知、邮件、审批等基本办公需求层面。

个人认为,智慧医院时代背景下的OA,有这么几件事可以做:

(1)OA门户化

这个想法来源于医院微信公众号带来的连锁反应。医院微信公众号的日常更新需要稿件,因此医院宣传部门会鼓励科室积极投稿。但公众号(尤其是带银医业务的服务号)栏位有限

(详见:《医院信息科该不该办自己的公众号》一文中,订阅号和服务号的区别)

,对于稿件质量也有一定的要求。这样一来,一些稿件就失去了上镜的机会。

这部分没法上镜的稿件该怎么处理?我和不同医院的宣传部门交流过,大家一致的看法是:出于鼓励和肯定的目的,以及新闻的时效性,应该给这些稿件寻找另一个出口。但出口在哪里?我没看到太好的答案。

直到有一天,我看着浏览器中的OA首页发现,如果去掉通知、邮件等必须关注的内容,实际上屏幕上还有一多半的空间是空着的。这荒废的空间,为什么不利用起来,搞个图文视频滚动的新闻板块呢?稿件素材方面,除了我上面提到的稿件,还有那些散布在各类宣传栏、黑板报上的文案、心得体会等等,其实都花了心思,都值得被数字化。除外,微信公众号上已经上镜的内容,作为医院对外的头条,也可以在OA首页再次曝光,二次强化。再延伸思考一下,很多医院宣传部门在设计全媒体、融媒体中心时,可以考虑将OA门户化作为打造内部媒体中心的重要组成部分。

当然,OA门户化意味着要对系统中的应用、信息、模块等进行一个综合的集成和治理,不是上面这个例子这么简单。限于篇幅,这里只做一个抛砖引玉。

(2)OA智能化

前面已经提到了OA首页利用率不高的问题,闲置的版面不用可以用来做新闻,还可以根据不同用户的行为习惯和工作需要,为用户展示不同的首页板块和内容。分管医疗和分管行政的副院长,在登陆各自OA后看到的首页,应该是不一样的,展示方式也应该不同,是看趋势还是看占比,这些都应该根据用户身份、阶段性的工作重点等予以区分对待。

(演示数据:仅供参考)

智能化还有个很好的例子,就发生在我身边:医院有个特点就是各种会议和日程繁多,为了避免误事,我在医院工作养成一个习惯:只要看到OA中有会议通知,就会下意识地打开手机,把它添加到自己的日程提醒应用中,如下图。添加的过程很简单,直接输入“何时开会”即可,橙色字体代表我输入文字的过程中,日程应用会自动识别日期,并添加提醒。

实际上,在很多智能手机的短信设计中,也引用了这种智能识别日期、添加行程的理念。这种理念也可以考虑引入OA,让OA更贴近用户办公场景的个性化需求。

(3)OA模块化

按照模块化的思路去设计OA产品,各功能模块既可以独立使用又相互关联,还可以相互调用。比如,表单设计、工作流程、通知发布等都是独立的模块,既可以单独使用,也可以无缝连接,在工作流转和发布通知的过程中插入表单,实现信息的采集和管理。

3.未来的OA

移动互联时代确实对OA产生一定影响,传统OA厂商纷纷推出手机端的产品,钉钉、企业微信等应用也开始进入办公领域。

但是,这些影响更多的是拓展应用范围和提升用户体验,并没有对OA产生质的影响。

未来的OA产品,遇到懂行的医院,在落地后,可以在院方的精心调教下,逐步积累和学习,逐渐成为院内管理的神经网络。

也许有一天,那句耳熟能详的话会变为:铁打的营盘,生态的OA,流水的兵。无论是谁接手工作,只要登陆了OA,就可以很快明白“我是什么角色?我在哪个岗位?我该做什么?”,而OA也将作为一个医院内部的数字化顾问,一边忠实地记录讲述,一边积极地指引未来。

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关键词:
OA,智慧医院,信息化

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