后疫情时代,医院人力管理如何进行数字化转型?

2020
06/15

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张晴 / 医学界智库
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后疫情时代,更多医院会意识到数据共享、数据集成的重要性

一场突如其来的疫情在全球弥漫,引发了金融动荡,带来了新一轮的冲击。医疗行业也难以独善其身。

近日,一家医院主管人力的副院长跟我说,医院现在的可持续运营压力,和院长对于人力管理的重视程度,可以用同一个词来描述,就是“前所未有“。他一边焦虑,一边茫然,后疫情时代,医院人力管理应该走向何方?

平台化、自助化成为刚需

最近,一家华东三甲医院邀请我们去交流,他们的首要诉求就是人力移动应用,“人人有账号,人人可自助”。关于这点,医院的人事处长说,医院各类员工5000多人,单凭人事处10个人用excel根本没法管理到位,别的管理细节暂且不提,单单基础人员相对信息准确这一条就无法做到。以往人员信息准不准,院领导并不太关注,只要基本上数对了人头、发工资没啥问题就好。但是,新冠疫情暴发后,对员工的管理重要性日益凸显,院领导的要求也立刻水涨船高了。比如,需要员工每日自行申报健康情况、自己及家人是否去过疫情高风险地区、员工的紧急联系人信息、疫情防护用品的领用情况;需要员工更加快速、便捷地了解医院与疫情相关的人事安排、薪酬政策;需要员工无需聚集便能查看到工资及奖金的发放情况、考勤情况;需要员工无需与相关人员见面(无人员聚集)便可提交休假申请、获取复工证明和收入证明……

其实,这些要求在新冠疫情之前,很多医院的人事处并非没想到,只是觉得没啥必要,更何况推行起来阻力重重。但是,疫情之下人人自危,使得推行人力常规工作数字化转型的阻力基本消失,线上办公、无接触式办公成为刚需,而且将成为医院人力管理的新常态。

今后,医院人力资源部的日常事务性工作,如员工信息搜集与更新、员工轮岗、合同签订与续签、出差审批、考勤排班与打卡、常规招聘、定期考核、职称评审报名与材料审核、数据统计等,可以逐渐过渡到通过医院的人事业务管理系统和员工的电脑自助、APP自助来实现。

服务员工,工作高效,领导安心

实现了数字化、平台化、自助化后,预期会给医院带来如下主要益处。

1、员工满意:将员工从为办理各类人事证明而多次跑人事处的尴尬境地中解脱出来,提升员工满意度,把医生和护士的时间还给患者。

对于多院区的医院,这一点尤其重要。一个护士姐姐就回忆自己的悲惨经历,为买房贷款需要开收入证明,她专程请了半天假,从偏远的高新院区专门去医院本部人事处,结果到了才知道负责这事的人临时去市里开会了,别人还没法替,无奈之下只能要了个人手机号,约好下次再跑一趟……

2、人事处高效:将医院的人事处从重复、低效的繁琐工作中解脱出来,把精力能够放在更有价值的流程优化、提升部门价值的工作上去。

记得去年,有家医院的人事处员工跟我抱怨,一有员工入职她就要变身成“表妹”,把各种纸质的个人信息录入电脑的excel,关键她在头晕眼花情况下也没法保证录入电脑信息的准确性。

3、院领导安心:更多场景的无接触式办公,在很大程度上减少了不必要的人员接触,从而降低了疫情防护风险。

今年4月份,有几家医院因为患者住院期间的聚集性传播、医院交叉感染等原因,导致疫情防控形势再度严峻。这也再次提醒医院管理者,要始终保持警惕、严密防范。

数据互联,精准、全面、动态的人员盘点

疫情期间,很多医院需要进行人员紧急调配,组建专业的医疗团队,科学合理排班,人员按照资质和能力合理搭配。

但实际上,我们也了解到疫情期间多数医院在抽调医疗团队驰援湖北时,因为医院信息孤岛等原因,他们并不清楚正处理的患者数量、内部科室人员配比、排班情况、医护人员技能和资质情况、防护物资等情况,有的还通过excel打印纸质报表、手写统计的方式来进行人员盘点、调度。

这种低效的人员盘点给医院带来了接触传播病毒的风险。更重要的是,让医院管理者对医院员工队伍全貌缺乏正确认识。所以,不少医院在组建医疗团队、快速调度、排班时无从下手,甚至有的采取了让党员先上等略显简单粗暴的做法,根本无法及时顾及到生病、怀孕、工作超负荷的员工是否带病上岗,也无法顾及这些员工是否进行了新冠肺炎诊疗知识、医疗安全和院感防护知识的培训,是否掌握了防护技巧和正确合理使用防护用品……

实际上,这一方面反映了很多医院内部信息孤岛现象严重、数据堵塞点众多,另一方面反应了医院平时缺乏基于医疗场景全面、动态、精准盘点员工的管理意识。

因此,后疫情时代,更多医院会意识到数据共享、数据集成的重要性,将分散在各信息系统中结构化或非结构化的各种类型和不同颗粒度的数据,进行一系列的清洗、标化、映射并统一归集、数据分类整合,并将这些不可识别的、零散的、不同颗粒度的数据,在遵循国家及行业数据标准的前提下,统一结构化存储,将数据形成便于利用的数据资产。

与此同时,吸取了教训的医院将针对不同的业务场景,制定人员盘点的相关机制、流程和制度,尤其是进行跨信息系统、跨各职能科室、跨专业领域的人才盘点,如组建紧急医疗团队、组建新的院区或新的科室、人员选拔晋升等。这样,才能确保今后在重大公共卫生事件发生时,医院应急管理组织能够快速响应,确保工作质量。

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关键词:
数字化转型,数据共享,医院人力管理,信息系统

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