表格“抗疫”?疫情期间信息化视角下的几点思考

2020
04/13

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李楠 / CHIMA
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除了表格,难道就真的没有再靠谱一点的信息采集和传递方式了么?

随着国内的疫情逐步得到有效控制,终于有时间回顾期间的所见所闻,结合自己从事工作的视角和思维,谈点感受。

表格“抗疫”

疫情期间,“表格抗疫”一度成为被基层诟病的“热词”:特别在疫情防控工作最吃劲的关键阶段,上述现象尤为突出:很多基层干部面临层层报表的窘境。不仅如此,表格内容几近相同,统计口径却不一样,有些还不分时间节点,而且要在一天内分送不同部门,宝贵的“抗疫”时间全耽误在填表报数上。

医疗卫生机构也深受表格“抗疫”之苦。对此,我深有感受,不再赘述。其实,在平时的工作中,通过“表格+微信群”或者“表格+邮箱”来收集和传递信息的“陋习”就很常见。对此,我早就见怪不怪了。只不过,这种“陋习”在平时朝九晚五的工作看上去无伤大雅,但在紧张的抗疫工作中却显得非常不合时宜。加之疫情越是紧迫,笨拙低效的“表格抗疫”越显得添乱,这才引起了众怒,被曝了出来。

“陋习”的背后,有几点值得思考

1.除了表格,难道就真的没有再靠谱一点的信息采集和传递方式了么?

无论是表单还是表格,我们最终的目的就是为了提高工作效率,优化工作流程。而表格和表单均有各自的优势和局限:

表格是源自单机时期,线下办公的“元老”,以Excel为代表,重点是用于对内的数据整理;

表单则是互联网时代,线上办公的“新贵”,是一套协作采集、传递、提交数据的中间媒介,我常用的有金数据、腾讯文档等。

在理想状态下,表格和表单互联互通,优势互补,用好了能显著提升工作效率。我管理的业余足球队,每个赛季都会通过在线表单,收集和更新近百名球员的基础信息,并根据要求将基础信息组合导出为相应的Excel表格,分别交给球衣生产商、球赛报名方等,省时省力。这个主意是我出的,也体现了我对于在线表单这种轻量级、高效协同工具的偏爱。

2.既然表单如此美好,那为什么疫情期间,表单还是用不起来?

表单在一个业余足球队的成功应用和经验,并不足以完全复制到一套复杂的社会运转体系中。

(1)表格的记忆根深蒂固。以Excel为代表的电子表格,自从电脑办公开始之日起,就静静的躺在每台电脑里,陪伴着你我他在内的每个职场人士一起长大。期间,尽管Excel的版本不断迭代更新,表格的传递方式从光盘、U盘到邮件、QQ、微信,变了又变,但所有人默认的存储、收集和统计数据的首选(甚至可以说是唯一选择),就是表格。用户的使用习惯和思维模式,都被固化在这个应用图标里。

(2)表单的“基建”尚未完成。相比之下,表单是近年来才兴起的互联网协作工具,知道的人不多,会用的人更少。表单作为一套典型的SaaS应用,是有应用门槛的,不仅需要联网和部署(特指私有云或者局域网等),其制作也需要一定的学习成本,可能还需要对接企业OA、ERP等系统。

思维模式的固化和学习应用的门槛,让很多人根本没机会去尝试表单的高效,而面对传统表格的繁琐和劣势,不少用户觉得这些都是可以忍受的,毕竟门槛低嘛。时间能解决的问题,都不是问题,总比创新和费脑子好。

3.改变进行时

回到疫情,让人欣慰的是,在“表格抗疫”话题产生几天后,情况开始有了积极的变化:WPS、金数据、腾讯文档等厂家纷纷推出了自己的疫情统计表单,点击和下载量还不错。我周围也有越来越多的部门和个人开始使用在线表单收集数据。当然这还不够,用户习惯不能靠特殊时期的刺激来推广。疫情过后,还是需要常态化的方式去引导用户慢慢改进思维模式,夯实群众基础。举个例子,早在去年年底,微信就更新上线了群“接龙功能”:只要在任意微信群输入带数字标记的内容,而且每一条内容都回车换行,数字标记和内容间用标点符号隔开,就会触发这个功能。

由于接龙功能只能被触发,还没有传统的图标打开,而且触发的条件相当隐秘,所以如果不说,很难被发现。因此,很多人和我一样,是在疫情期间,第一次触发体验这个功能:当时我在某微信群里排队报名预约口罩,场面一度混乱。于是有人提到,不妨试试微信“群接龙”功能。随后,大家踊跃响应,一边摸索如何使用这个功能,一边加入其中,正所谓“在游泳中学会游泳”。

微信增加“群接龙”这个功能,估计大概率不是来自于自身的摸索和思考,而是对用户反馈和行为的分析观察。这个案例和其中的产品理念,完全可以借鉴用于表单在医院的办公OA系统的应用中。办公系统作为医院上线比较早的信息化系统,个人感觉用的不理想:一方面坐拥医院最大的用户基础(几乎人手一个账号);一面只有邮箱、通知、审批等功能的使用频率最高,这其中就有我之前提过的,“邮箱+通知”、“邮箱+表格”的“陋习”组合。

其实,很多办公系统里是有表单设计功能的。但用不起来的问题有两个:一是把表单设计功能做的太难用,以至于只有信息科在用、会用,其他科室和部门懒得学,只提需求;二是表单隐藏太深,只向管理角色开放权限。

我想,经此一疫,暂不考虑内外网联通的大事,至少应该让表单从后台走向前台,从信息科管理员走向每个医院普通用户,无论用户在机关还是科室,只要有采集数据的需求,就应该创造表单的使用条件和环境,引导用户用更高效的方式进行信息交换和分发。

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