HRP（七）：内控理念如何体现？

中午，和财务团队讨论供应商票据信息化项目，就入库环节，要不要打印纸质入库单这个问题，大家出现了分歧。

一部分人认为，打印纸质单可以很好的避免错弊发生，很有必要；一部分人认为，物流工作已经实现了全流程线上化，纸质单打印纯属不必要的工作量和无谓的成本消耗。

这个问题的本质是，在信息化建设中，内控理念如何体现？或者说，在业务流程、任务设计中，如何兼顾效率和安全？

所谓内控，是指为了避免工作中出现错弊，保障业务合规、资产安全、数据真实、运行高效、战略落地这五大目标的实现，而采取的系列措施和工作安排。

其中合规目标、资产目标、报告目标、运行目标是业务层面的目标，需要融入信息化建设之中。

在医院工作体系中，利用信息化手段，落实内控理念，实现业务层面的内控目标，需要采取几方面的措施。

第一，工作流程要闭环。

闭环的含义是指，流程的发起者能够看到流程完成后以及流程发生关键节点的数据，同时，工作步骤之间要环环相扣，链条咬合，数据连贯，不能脱轨。

第二，岗位工作有标准。

这个标准体现为工作表单中的内容项，用信息系统固化下来。

第三，交易环节有确认。

所谓交易，指的是各类资产有数量、规格型号、所有权、管理权等方面变动的业务。包括对外交易和内部交易。对外交易一般会伴随正式发票；内部交易包括资产的增加、流动和消耗。交易环节，需要双方共同确认。

第四，工作分工有规则。

资产的决策、执行、保管、记录等岗位应该按照“不相容职务原则”做分离设计。

第五，查询权限最小化。

系统管理员要根据岗位职责，分配每个岗位最小化的查询权限。

第六，数据产生场景化。

尽量在业务发生的原点获取数据，对数据的加工、整理和传递要尽可能基于业务自动产生的数据，而不是手工填报的数据。

第七，数据传递实时化。

每个岗位要根据工作任务，能够获取及时的工作数据，作为业务办理的依据。

回到这个讨论中来，纸质入库单有必要打印吗？取决于在这个交易环节，双方是否对交易活动进行了无可置疑的双确认。这个双确认，可以是两方在系统都有确认动作记录，也可以是资产接收方有确认动作，资产移交方能看到确认动作反馈。

纸质入库单是交接双方对交易活动确认的凭证。如果双方可以在信息系统里进行确认，那么就不需要纸质单据。

不仅仅是HRP系统，在电子病历系统中，关键的、容易出错的业务环节，有“三查七对”核查要求的，以及标本、样本的转移交接等环节，也需要双方在系统里有确认动作，或者确认反馈动作，避免差错。

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文 | 韩斌斌

辑 | 张靓瑶

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